Die designierte Kulturhauptstadt wird in der Zeit zwischen der Ernennung (bis Ende 2020) und dem Titeljahr (2025) durch die europäische Expertenjury in einem Monitoring-Prozess begleitet. Die Jury berät während der Monitoring-Phase (dt. Beobachtung) zu einer erfolgsversprechenden Umsetzung, um das Erreichen der in der Bewerbung verfolgten Ziele sicher zu stellen, und kontrolliert die Einhaltung der Verpflichtungen, die die Stadt mit dem zweiten Bewerbungsbuch eingegangen ist. Insgesamt werden drei Monitoring-Sitzungen in der zur „Kulturhauptstadt Europas 2025“ ernannten Stadt abgehalten. Das erste Monitoring-Treffen findet ein Jahr nach der Ernennung statt.

Nach der dritten Monitoring-Sitzung legt die Expertenjury der Europäischen Kommission einen Monitoring-Bericht vor. Erfüllt die Kulturhauptstadt ihre in der Bewerbung eingegangenen Verpflichtungen, empfiehlt die Jury der Europäischen Kommission der Stadt den „Melina Mercouri Preis“ zu verleihen. Die Auszeichnung ist mit 1,5 Millionen Euro dotiert, die zu Beginn des Veranstaltungsjahres ausgezahlt werden.

Die „Aufforderung zur Einreichung von Bewerbungen“ beschreibt die Monitoring-Phase und präzisiert die für die Verleihung des „Melina Mercouri Preis“ zu erfüllenden Anforderungen.

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