Der Wettbewerb um den Titel Kulturhauptstadt Europas besteht aus zwei Phasen: Der Vorauswahl- und der Endauswahlphase.

In der Vorauswahl (engl. pre-selection) sortiert die europäische Expertenjury diejenigen Bewerbungen aus, denen keine realistische Chance auf eine Ernennung zur Kulturhauptstadt Europas zugetraut wird. Diese Entscheidung fällt auf Grundlage der Bewertung des 60-seitigen Bewerbungsbuchs (engl. bid book), das jede Stadt einreicht, und der Präsentation der Kandidaten bei der Vorauswahl-Sitzung (engl. pre-selection meeting).

Bei der Vorauswahl-Sitzung pointieren die Bewerber die im Bewerbungsbuch dargestellte Vision für das Kulturhauptstadtjahr in einem mündlichen Vortrag und stehen der europäischen Expertenjury Rede und Antwort zu allen Fragen rund um die Bewerbung. Nach den Präsentationen der Städte werden die im Wettbewerb verbliebenen Städte bekannt gegeben (engl. shortlist) und die Endauswahlphase beginnt.

Die Europäische Jury verfasst innerhalb von 21 Werktagen nach Bekanntgabe der Vorauswahl einen Jury-Report. In diesem Report veröffentlicht die Jury die Argumente für die Entscheidung und gibt den Shortlist-Kandidatenstädten Empfehlungen für die Arbeit am zweiten Bewerbungsbuch zur Kulturhauptstadt Europas.

Die Entscheidung über die Kulturhauptstadt Europas fußt auf drei Grundlagen: Der Bewertung des überarbeiteten und auf 100 Seiten erweiterten Bewerbungsbuchs; der an die Abgabe des Bewerbungsbuchs anschließenden Vor-Ort-Besuche der Städte durch die Expertenjury und der Endauswahlsitzung (engl. final selection meeting), bei der die Kandidaten die Fortschritte im Bewerbungsprozess mündlich präsentieren und der europäischen Expertenjury erneut Rede und Antwort stehen.

Anschließend erstellt die Expertenjury einen zweiten Jury-Report zu allen in der Endauswahl vertretenen Städten und empfiehlt einvernehmlich die Ernennung einer Kandidatenstadt zur Kulturhauptstadt Europas. Die Kultusministerkonferenz vergibt auf Grundlage des Auswahlberichts im Benehmen mit der Beauftragten der Bundesregierung für Kultur und Medien offiziell den Titel „Kulturhauptstadt Europas 2025“.

Die Regeln und Abläufe des nationalen Auswahlverfahrens sind in den „Verfahrensregeln“ der Kultusministerkonferenz festgelegt.

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